宁波网站建设：组织客户记录的10个技巧_极简慕枫

任何成功企业的基石都是组织，因此掌握所有文件非常重要。跟踪客户记录可能很麻烦或困难，但最终它会帮助您提高效率和效率。这里有10个提示，以确保您的客户记录有条理。宁波网站建设

1.硬拷贝还是电子文件？

决定是否要保留硬拷贝文件，电子文件或两者。您的决定应考虑到您有多少空间。虽然电子文件占用的空间几乎为零，但在计算机出现故障或数据损坏的情况下，它们需要经常备份。虽然硬拷贝文件占用更多空间，但它们可以更加可靠。

2.如果可能，请使用密码保护和专用计算机

如果您要将文件系统保留在计算机上，请使用操作系统提供的密码保护，特别是如果文件包含任何类型的个人信息。如果可能，请将单独的计算机或笔记本电脑用于商业目的。小巧便宜的笔记本电脑没有很多铃声和口哨声，非常适合专注于小型商业档案和其他记录。

3.使用优质安全存储进行硬拷贝

您是否需要一个包含机密信息的文件的安全区域？个人信息和敏感信息可能需要一个上锁的柜子或保险箱，以防止它被窥探。从长远来看，投资优质锁定存储可能对您的业务有利。如果您打算保留硬拷贝文件，请购买文件柜。虽然桌面上的纸板箱或文件夹堆栈是一个简单的解决方案，但从长远来看它们是不可行的。一个小的，锁定的，两个或三个抽屉文件柜价格低廉，适合刚开始的任何企业。

4.使用主索引

主索引是查找文件的便捷方式，尤其是当您拥有大量客户端时。主索引中的条目（可以是计算机文件或简单卡片文件或rolodex）应包含用于标识客户端的非机密信息，例如姓名，地址，电话号码和电子邮件地址。

5.尝试使用代码系统

使用相应的识别码标记主索引中的文件夹和条目也很有用。例如，您可以使用客户端的名称和第一份作业的日期与字母数字组合。例如，如果John Smith在2010年3月22日第一次雇用您，则他的文件代码可能是JSM-32210。当您需要直接访问文件时，您自己创建的代码将快速解释。

6.利用笔记可能会有所帮助

记下您的文件。对客户进行个人记录将帮助您更快地记住个人及其需求，而不是浏览整个文件的许多页面以获取您正在寻找的小部分信息。

7.尝试在线工具

在线工具可以方便地进行归档，现在有许多程序可以自动备份信息。如果您选择在线工具，请务必先进行审核。询问安全性，机密性和可靠性。如果您有疑问或发现太多不好的评论，请明确指出并寻找评价很高的文件工具。还值得记住的是，在线文件不如您的个人计算机或文件柜中的文件安全。

8.花时间组织

花时间处理您的文件。除非您拥有计算机或在线的所有内容，否则您的文件系统不会自动组织起来。不要让书桌上的文书工作堆积起来。虽然“有组织的混乱”在理论上很有趣，但走进一张满是纸叠的桌子并不能激发对顾客的信心。在你淹没文书工作之前不要推迟备案。每天结束时只需几分钟或每周一次半小时就足以让文件平方。

9.销毁旧文件

一定要撕碎旧的和不存在的文件; 永远不要把它们扔进垃圾桶里。窃取包含个人信息的未经编辑的文书工作是身份盗窃的主要方法之一。投资粉碎机。破坏光盘和较重材料以及纸张的小型个人碎纸机既方便又便宜，而且经常使用。一些办公用品商店提供破碎服务来处理您的敏感文件。

10.让别人帮忙

如果您觉得自己无法处理申请，那么聘请某人为您办理申请可能是值得的。刚刚起步和运营的企业没有大量的小额现金，但您不需要全职工资单上的人。询问有申请经验的朋友或家人，为您提供一些额外的帮助。

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